Vydává Agentura Helas ve spolupráci s Franchising.cz
Microsoft radí
Majitelka hledala řešení pro efektivnější řízení firmy ze zahraničí, našla však mnohem víc
Když se Helena Kohoutová ve svých 21 letech vrátila ze svého pobytu v Kanadě, vracela se do České republiky s důležitou zkušeností, že úspěch je jen o nápadu, nadšení a o tom, že to opravdu chcete dělat. Čím dál více si uvědomovala, že manažeři a majitelé firem mají velký zájem se setkávat a vyměňovat si zkušenosti, ale nemají moc kde. Začala tedy budovat Agenturu Helas. Díky jejímu úsilí se jí poměrně záhy povedlo začít naplňovat svoji vizi. V roce 1997 založila Helas New Encounter Club a na jejích akcích se začali setkávat nejvýznamnější manažeři českého byznysu. O dva roky později si uvědomila, že se však potkává stále jen se samými muži. Ženy jakoby do tehdejšího byznysu nepatřily. Proto po vzoru prvorepublikových dámských klubů v roce 1999 založila Cosmopolitan Executive Helas Ladies Club. O jeho členkách Helena říká, že to jsou ženy s otevřeným postojem ke světu, životu a jsou aktivní, zvídávé a vesměs přátelské. Jsou to manažerky, podnikatelky a živnostnice v nejrůznějším věku. Klub totiž sdružuje ženy od cca. 25 let do 80 let.
Od setkávání lidí k produkci firemních akcí
Oba dva kluby, které Helena založila, se staly velice úspěšné, a to zejména díky zajímavým a perfektně zvládnutým akcím, které pravidelně pořádaly pro své členy. Díky tomu se na Agenturu Helas začaly postupně obracet firmy s žádostmi o zajištění produkce náročnějších akcí či dokonce ocenění pro podnikatele. Firma se tak rozrostla o další aktivity i zaměstnance. I přes tento růst se podařilo zachovat ve firmě přátelskou atmosféru úzké týmové spolupráce. Dodnes tak všech 10 zaměstnanců sedí společně v jedné velké kanceláři, kde se také odehrávají všechny důležité porady a Helena je stále v centru dění.
Majitelka už nechtěla neustále sedět ve své firmě
Přesto se však něco postupem času změnilo. Helena zakládala firmu ve svých 24 letech. Postupem času však pro ni začala hrát stále důležitější roli osobní život, partnerský vztah, který začala budovat v zahraničí. To určilo její časové možnosti a potřebu trávit méně času v pražské kanceláři. „Život v pohybu,“ jak říká, však s sebou přinášel jisté limity. Nástroje pro týmovou spolupráci, které měla tehdy k dispozici – tj. e-mail, telefon a Skype – již jí totiž už neumožňovaly dostatečnou efektivitu při komunikaci s kolegyněmi. Začala proto hledat nějaké řešení, jak trávit co nejvíce času s rodinou a zároveň jak dál efektivně řídit a rozvíjet svoji firmu.
Cloudové nástroje pro týmovou spolupráci byly ideálním řešením
Řešení všech problémů, na které Helena při řízení firmy ze zahraničí narážela, přišlo náhodou, v souvislosti s jejím projektem Ocenění českých podnikatelek. O projekt se začala zajímat česká pobočka společnosti Microsoft, která věděla, že zejména ženy při své práci oceňují větší flexibilitu, kterou jim právě cloudové nástroje od Microsoftu dokáží nabídnout. Jejich základní myšlenkou je totiž možnost pracovat kdykoliv, odkudkoliv a z libovolného zařízení na libovolné platformě.
Microsoft Office 365 přinášela vše, co majitelka potřebovala
Microsoft proto Heleně představil možnosti týmové spolupráce na dálku, které jí jednotlivé součásti Microsoft Office 365 nabízejí v oblasti videokonferencí, instant messagingu, sdílení souborů či spolupráci na tvorbě dokumentů. Helena se následně rozhodla, že je ve své firmě vyzkouší, a to i přesto, že už byl připraven přechod na novou verzi poštovního řešení, které firma provozovala na vlastním serveru.
V cloudu byla firma během pár dnů
O přechodu do cloudu bylo rozhodnuto na konci dubna 2014. Už v prvním květnovém týdnu bylo vše připraveno k použití. O nastavení jednotlivých služeb a migraci dat do cloudu se postarala NWT, certifikovaný partner společnosti Microsoft. NWT také provedla zaškolení všech uživatelů, aby uměli s jednotlivými nástroji správně pracovat. To však Helenu a její spolupracovnice přivedlo na řadu myšlenek, jak tyto nástroje využít i k zjednodušení rozsáhlých agend souvisejících s produkcí některých vlastních akcí.
Sociální síť Yammer firma využila pro své projekty
Jedním z prvních nasazených nástrojů tak kromě e-mailu, byla paradoxně sociální síť Yammer. Tu se totiž Helena rozhodla využít pro vybudování komunikační platformy pro stovky finalistek Ocenění českých podnikatelek. Ty nyní Yammer využívají pro sdílení zkušeností. Každá podnikatelka si zde může vytvořit svůj profil a prezentovat se v rámci uzavřené komunity finalistek. Zároveň jsou tu k dispozici také zajímavé články a odborné prezentace partnerů jako jsou např. konzultantské společnosti, kterých se mohou podnikatelky přes Yammer ptát na cokoliv, co je zajímá.
Lync se paradoxně dočkal masivního využití i v rámci malého open spacu
Překvapivě rychle si zaměstnanci zvykli i na Microsoft Lync – nástroj pro sjednocenou komunikací, který v sobě kombinuje instant messaging, hlasovou komunikaci a pokročilé videokonference. Ten měl původně pomáhat Heleně hlavně v době, kdy pracuje ze zahraničí a potřebuje komunikovat se svými zaměstnanci v Praze. Možnost společně si otevřít dokument či prezentaci a probírat vše stejně interaktivně jako na poradě je pro ni totiž k nezaplacení a s původní komunikací přes Skype a e-maily se nedá srovnávat. Jenže Lync se díky instant messagingu rychle ujal i v rámci open spacu. Nahradil totiž část vnitrofiremní e-mailové komunikace. Navíc, Helena jej používá třeba i k tomu, když potřebuje, aby k ní některá ze zaměstnankyň přišla a nechce na ní volat přes celou kancelář a tím vyrušit ostatní od práce.
SharePoint Online neslouží jen ke sdílení souborů, usnadňuje i organizaci akcí
NWT pomohlo Agentuře Helas také se SharePointem Online. Firma se na něm prostřednictvím on-line formulářů dotazuje členů a členek klubů na to, jaká témata by je nejvíc zajímala, sbírá zde zpětnou vazbu z akcí a začala využívat SharePoint Online také k registrací lidí na jednotlivé akce. Díky tomu se jí podařilo automatizovat část časově náročné agendy související s produkcí akcí a zároveň lépe zapojit její účastníky do jejího budoucího průběhu. Navíc v blízké době využije SharePoint Online spolu s OneDrive pro firmy také pro sdílení firemních dokumentů. Na rozdíl od předchozího sdíleného disku tak ke všem souborům budou moci všechny pracovnice přistupovat kdykoliv a odkudkoliv, což ocení zejména Helena při práci ze zahraničí. SharePoint Online navíc umožňuje, aby více lidí pracovalo na jednom dokumentu zároveň, což přijde vhod zejména při telekonferencích přes Lync.